متابعة الحوادث في تسع مراحل

المراحل التسع لمتابعة حادث، ومن يستطيع إنهاء كل مرحلة، والترتيب الواجب احترامه، وتجاوز المراحل من طرف المالك، وما يحدث للسيارة.

كل حادث يُصرَّح به يفتح متابعة من تسع مراحل، هي نفسها دائمًا. تبقى السيارة متوقفة ما دامت المرحلة الأخيرة لم تنته. تحفظ المتابعة أثر كل مرحلة: من بدأها، ومن أنهاها، ومتى، وبأي ملاحظات ووثائق.

المراحل التسع

الرقم	المرحلة	ما يحدث	من يستطيع إنهاءها
1	التصريح بالحادث	يُسجل التصريح: التاريخ، والمكان، والموقع، والطقس، والوصف، والإصابات، والشرطة، والمركبات الأخرى، والصور ومقاطع الفيديو.	الموظف، المدير، المالك
2	جمع الوثائق	محضر المعاينة، وتقرير الشرطة، وبيانات الأطراف الأخرى وتأمينها، ورخصة السائق.	الموظف، المدير، المالك
3	إخطار شركة التأمين	تصرّح الوكالة بالحادث لشركة التأمين وتدوّن رقم الملف.	المدير، المالك
4	الخبرة التقنية	تُفحص السيارة لتقدير الأضرار، مع صور.	الموظف، المدير، المالك
5	عرض سعر الإصلاح	يقدم المرآب عرضه، وتُدخل التكلفة التقديرية.	المدير، المالك
6	موافقة شركة التأمين	توافق شركة التأمين على التكفل وعلى مبلغ التحمل.	المدير، المالك
7	الإصلاح جارٍ	السيارة في المرآب.	المدير، المالك
8	الفحص النهائي	مراقبة السيارة بعد الإصلاح، وصور الخروج.	الموظف، المدير، المالك
9	جاهزة للكراء	تعود السيارة إلى الكراء.	المدير، المالك

يمكن لفريق DriveGo أيضًا التدخل في كل المراحل. لا يعدّل المسؤول المالي المتابعة. ويمكن لمسؤول الأسطول الإشارة إلى أن المرحلة 1 أو 2 أو 4 أو 8 قيد التنفيذ أو موقوفة، دون أن يستطيع إنهاءها.

حالة المرحلة

الحالة	معناها
قيد الانتظار	لم تبدأ بعد.
قيد التنفيذ	المرحلة الجاري العمل عليها. عند انتهاء مرحلة تنتقل التالية إلى قيد التنفيذ تلقائيًا.
موقوفة	في انتظار طرف آخر: شركة التأمين أو المرآب أو الشرطة. تظهر المتابعة كلها حينئذ موقوفة.
مكتملة	أُنجزت، مع التاريخ والشخص.
متجاوزة	تجاوزها المالك مع ملاحظة.

لا يمكن تعديل مرحلة مكتملة أو متجاوزة.

المراحل تتوالى بالترتيب

لإنهاء مرحلة يجب أن تكون كل المراحل السابقة منتهية. وإلا يرفض التطبيق ويعرض المراحل التي ما زالت مفتوحة.

تجاوز المراحل. وحده مالك الوكالة يستطيع إنهاء مرحلة بينما ما زالت مراحل سابقة مفتوحة، وبشرط كتابة ملاحظة تشرح السبب. تصبح كل مرحلة متجاوزة «متجاوزة» وتحتفظ بالملاحظة. دون ملاحظة يرفض التطبيق.

ما يترتب على التصريح

بمجرد إرسال التصريح:

تصبح السيارة حادث؛
لا يعود حجزها ممكنًا ابتداءً من تاريخ الحادث، دون تاريخ نهاية؛
تُنشأ المتابعة والمرحلة 1 قيد التنفيذ؛
يتلقى مالك الوكالة ومديروها «تم التصريح بحادث» بأولوية مرتفعة، عبر إشعار وبريد إلكتروني، حتى ليلًا.

إذا وقع الحادث أثناء كراء، يُعثر على الحجز الجاري ويُربط تلقائيًا.

حالة الحادث

اللحظة	حالة الحادث
التصريح	مفتوح، ثم قيد التنفيذ بمجرد تقدم مرحلة
ابتداءً من المرحلة 5	قيد المراجعة
انتهاء المرحلة 9	محلول

ما يترتب على المرحلة 9

عند انتهاء المرحلة 9:

تعود السيارة متاحة؛
يصبح حجزها ممكنًا من جديد؛
يصبح الحادث «محلولًا»؛
إذا أُدخلت التكلفة الفعلية للأضرار، تُحتسب مرة واحدة في مصاريف الوكالة، في سطر «تكلفة الحوادث» من لوحة المالية.

الآجال والتذكيرات

يمكن أن يكون لكل مرحلة تاريخ متوقع وشخص مسؤول. في اليوم المحدد يتلقى هذا الشخص (أو مديرو الوكالة إن لم يُحدد) تذكيرًا. ويُخطر الموظف عندما تُسند إليه مرحلة.

دون شبكة

يمكن للموظف التصريح بحادث دون شبكة: يُحفظ النموذج والموقع والصور ومقاطع الفيديو على هاتفه وتُرسل فور عودة الاتصال، مرة واحدة فقط. تبدأ المتابعة عند استلام التصريح. انظر وضع عدم الاتصال.