Suivi des accidents en neuf étapes

Les neuf étapes du suivi d'un accident, qui peut terminer chacune, l'ordre à respecter, le saut d'étape par le propriétaire et ce qui arrive à la voiture.

Chaque accident déclaré ouvre un suivi de neuf étapes, toujours les mêmes. La voiture reste immobilisée tant que la dernière étape n'est pas terminée. Le suivi garde la trace de chaque étape : qui l'a commencée, qui l'a terminée, quand, avec quelles notes et quels documents.

Les neuf étapes

N°	Étape	Ce qui se passe	Qui peut la terminer
1	Accident déclaré	La déclaration est enregistrée : date, lieu, position, météo, description, blessés, police, autres véhicules impliqués, photos et vidéos.	Employé, responsable, propriétaire
2	Documents collectés	Constat, rapport de police, coordonnées et assurance des autres parties, permis du conducteur.	Employé, responsable, propriétaire
3	Assurance prévenue	L'agence déclare le sinistre à son assureur et note le numéro de dossier.	Responsable, propriétaire
4	Expertise technique	La voiture est examinée pour chiffrer les dégâts, avec photos.	Employé, responsable, propriétaire
5	Devis de réparation	Le garage remet son devis ; le coût estimé est saisi.	Responsable, propriétaire
6	Accord de l'assurance	L'assureur valide la prise en charge et la franchise.	Responsable, propriétaire
7	Réparation en cours	La voiture est au garage.	Responsable, propriétaire
8	Inspection finale	Contrôle de la voiture réparée, photos de sortie.	Employé, responsable, propriétaire
9	Prête à louer	La voiture est remise en location.	Responsable, propriétaire

L'équipe DriveGo peut aussi agir sur toutes les étapes. Le responsable financier ne modifie pas le suivi. Le responsable de flotte peut indiquer qu'une étape 1, 2, 4 ou 8 est en cours ou bloquée, sans pouvoir la terminer.

Statut d'une étape

Statut	Ce qu'il signifie
En attente	Pas encore commencée.
En cours	L'étape en cours de traitement. Quand une étape est terminée, la suivante passe en cours d'elle-même.
Bloquée	En attente de quelqu'un d'autre : assureur, garage, police. Le suivi entier s'affiche alors comme bloqué.
Terminée	Faite, avec la date et la personne.
Sautée	Sautée par le propriétaire, avec une note.

Une étape terminée ou sautée ne peut plus être modifiée.

Les étapes se suivent dans l'ordre

Pour terminer une étape, toutes les étapes précédentes doivent être terminées. Sinon, l'application refuse et indique les étapes encore ouvertes.

Sauter des étapes. Seul le propriétaire de l'agence peut terminer une étape alors que des étapes précédentes sont ouvertes, et seulement avec une note qui explique pourquoi. Chaque étape sautée passe à « Sautée » et garde la note. Sans note, l'application refuse.

Ce que la déclaration déclenche

Dès que la déclaration est envoyée :

la voiture passe au statut Accident ;
elle n'est plus réservable à partir de la date de l'accident, sans date de fin ;
le suivi est créé, avec l'étape 1 en cours ;
le propriétaire et les responsables de l'agence reçoivent « Accident déclaré » en priorité haute, par notification et par email, même la nuit.

Si l'accident arrive pendant une location, la réservation en cours est retrouvée et liée automatiquement.

Le statut de l'accident

Moment	Statut de l'accident
Déclaration	Ouvert, puis En cours dès qu'une étape avance
À partir de l'étape 5	En examen
Étape 9 terminée	Résolu

Ce que l'étape 9 déclenche

Quand l'étape 9 est terminée :

la voiture repasse à Disponible ;
elle redevient réservable ;
l'accident passe à « Résolu » ;
si le coût réel des dégâts est renseigné, il est compté une seule fois dans les dépenses de l'agence, sur la ligne « Coût des accidents » du tableau de bord finance.

Échéances et rappels

Chaque étape peut avoir une date prévue et une personne responsable. Le jour prévu, cette personne (ou, à défaut, les responsables de l'agence) reçoit un rappel. Un employé est prévenu quand une étape lui est confiée.

Sans réseau

L'employé peut déclarer un accident sans réseau : le formulaire, la position, les photos et les vidéos sont gardés sur son téléphone et envoyés dès que la connexion revient, une seule fois. Le suivi commence quand la déclaration est reçue. Voir Mode hors connexion.