Guide agence

Gérez votre agence de location dans DriveGo : agences et sites, flotte, disponibilités, tarifs, réservations, prises en charge, inspections, dommages, accidents, assurance, finance, ventes et équipe.

Une agence de location gère toute son activité dans l'application DriveGo, sur téléphone comme sur ordinateur : voitures, tarifs, réservations, prises en charge, inspections, dommages, accidents, assurance, finance, ventes et équipe. Chaque action faite dans l'application est enregistrée immédiatement dans votre compte DriveGo et apparaît chez les autres membres de l'équipe.

Ce guide s'adresse au propriétaire de l'agence et à son équipe de bureau. Les employés de terrain ont leur propre guide : voir le guide employé.

Les rôles d'une agence, en clair

Une même personne peut avoir un rôle différent dans chaque agence. Dans une agence, vous êtes propriétaire si vous en êtes le titulaire (ou le titulaire de son siège) ; sinon votre rôle est celui que le propriétaire vous a donné en vous invitant.

Rôle	Où il agit	Ce qu'il voit et fait
Propriétaire d'agence	Toutes ses agences et tous ses sites	Tout : agences, sites, flotte, tarifs, réservations, prises en charge, assurance, finance complète, ventes, équipe. Lui seul soumet l'agence à la vérification, crée un site et valide la vente d'une voiture.
Responsable d'agence	Une agence	Le quotidien : flotte, disponibilités, tarifs, réservations, choix de l'employé pour chaque prise en charge, inspections, accidents. En finance, il voit le chiffre d'affaires et l'état des factures, mais pas les coûts ni le prix des polices d'assurance.
Responsable financier	Une agence	Toute la finance de l'agence : factures, paiements, cautions, coûts, polices d'assurance et frais d'assurance des voitures. Il consulte les tarifs sans les modifier.
Responsable de flotte	Une agence	Les voitures, leurs disponibilités, la maintenance et les dommages. En finance, uniquement les coûts de maintenance et de dommages.
Employé d'agence	Ses tâches	Les prises en charge, inspections, dommages et accidents qui lui sont confiés. Il ne voit ni la finance ni les tarifs.

Ces droits sont vérifiés à chaque action, pas seulement cachés à l'écran : si votre rôle ne permet pas une action, l'application affiche « Votre compte n'a pas accès à cette action. ». Le tableau complet est dans Rôles et permissions.

Se repérer dans l'espace agence

Pour entrer dans l'espace agence, ouvrez le menu de votre avatar (ordinateur) ou la feuille Changer d'espace (téléphone) et choisissez Agence. Si vous louez aussi des voitures à titre personnel, le même menu vous ramène à l'espace Client.

Sur téléphone, la barre du bas affiche Tableau · Flotte · Réservations · Finance · Plus. Plus ouvre les autres écrans : prises en charge, dommages, maintenance, accidents, assurance, ventes, équipe, agences et sites, réglages.
Sur un écran large (ordinateur, tablette à l'horizontale), une barre latérale remplace la barre du bas, avec les mêmes entrées regroupées en Opérations, Gestion et Compte. Les listes (flotte, réservations, prises en charge) s'affichent avec le détail à côté.

Des pastilles signalent le travail en attente : nouvelles réservations, prises en charge sans employé, dommages et accidents ouverts, factures en retard.

Par où commencer

Créez votre agence et demandez sa vérification : Inscrire et faire vérifier votre agence.
Ajoutez vos sites et réglez les options proposées aux clients : Agences et sites.
Ajoutez vos voitures, puis leurs tarifs et leurs frais d'assurance : Flotte, Règles tarifaires.
Invitez votre équipe : Équipe.

Toutes les pages du guide agence

Inscrire et faire vérifier votre agenceCréez votre compte d'agence, renseignez votre agence et demandez sa vérification. Une agence n'apparaît aux clients qu'une fois vérifiée par l'équipe DriveGo.Agences et sitesOrganisez votre activité en agences et en sites : siège, agence, comptoir d'aéroport ou point de retrait, dans plusieurs villes et plusieurs pays, avec les options proposées aux clients.Tableau de bord de l'agenceLe tableau de bord résume la journée de l'agence : flotte par état, réservations, prises en charge et retours du jour, alertes et, selon votre rôle, le chiffre d'affaires.Gérer la flotteAjoutez vos voitures, tenez à jour leur état, leurs photos et leur kilométrage, et retrouvez l'historique de chaque voiture : inspections, dommages, maintenance, accidents et réservations.Calendrier de disponibilitéConsultez les périodes où une voiture est réservée ou immobilisée, et bloquez-la quand elle ne doit pas être louée. DriveGo refuse toute réservation qui chevauche une période bloquée.Règles tarifairesFixez vos prix par voiture ou par catégorie, par durée et par type de client, avec des remises et des tarifs négociés pour une entreprise. DriveGo n'affiche jamais un prix à zéro.Réservations de l'agenceSuivez toutes les réservations de l'agence par onglet, confirmez celles en attente, enregistrez caution et paiements, annulez avec un motif et traitez les litiges.Opérations de prise en chargeAssignez chaque prise en charge et chaque retour à un employé, suivez-les étape par étape jusqu'à la remise des clés, et réassignez ou replanifiez quand un imprévu arrive.Revue des inspectionsRelisez les inspections de départ et de retour faites par vos employés : liste de contrôle, photos, kilométrage, carburant, signatures et nouveaux dommages, puis approuvez ou demandez une correction.Gérer les dommagesSuivez chaque dommage relevé sur vos voitures, de son signalement à la réparation, puis facturez-le au client ou renoncez à le facturer.Gérer la maintenancePlanifiez les entretiens de vos voitures, bloquez-les pendant l'intervention, enregistrez le coût et la prochaine échéance, et repérez les entretiens en retard.Gérer les accidents et leur suiviEnregistrez un accident, retirez la voiture de la location et faites avancer le suivi en neuf étapes, de la déclaration jusqu'à la remise en location.Gérer les polices d'assurance de l'agenceEnregistrez les polices que l'agence paie à ses assureurs, les voitures couvertes et les échéances, et soyez prévenu avant chaque expiration.Frais d'assurance par voitureDéfinissez, voiture par voiture, l'assurance incluse et les formules supérieures facturées au client, avec un aperçu du montant réel avant d'enregistrer.Suivre la finance de l'agenceLisez le revenu, les factures, les paiements, les cautions et les coûts de chaque agence, enregistrez les paiements reçus et téléchargez les factures.Vendre des voitures de la flottePubliez une annonce pour une voiture de votre flotte, recevez des offres, enregistrez la vente et sa facture, et retrouvez l'historique des ventes.Gérer l'équipeInvitez vos employés, attribuez leur rôle, leur site et leurs capacités, suivez leur disponibilité et consultez ce que chaque rôle peut faire.Notifications, réglages et profil de l'agenceConsultez les notifications de l'agence, choisissez ce que vous recevez, réglez la confirmation automatique, la facturation, les options et les taxes, et gérez votre profil.