Réservations de l'agence

L'écran Réservations rassemble les réservations de toutes les voitures de l'agence. Les onglets suivent la vie d'une réservation, de la demande au retour. Le propriétaire et le responsable d'agence agissent sur les réservations ; le responsable financier et le responsable de flotte les consultent, et le responsable financier enregistre les paiements.

Étapes : confirmer une réservation en attente

1. Ouvrez Réservations, onglet Nouvelles, et touchez la réservation.
2. Vérifiez la voiture, les dates, le client et ses documents, puis le détail du prix.
3. Touchez Confirmer. La réservation passe à Confirmée.
4. Assignez la prise en charge à un employé depuis le bloc Prise en charge. Voir Opérations de prise en charge.

Si l'agence confirme automatiquement les réservations (réglage dans Agences et sites), les réservations arrivent directement dans Confirmées.

La liste des réservations

Capture en attenteRéservations de l'agence, par onglet (Écran 69)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Réservations

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Agence	Non	Une de vos agences, ou Toutes les agences	FastRent Casablanca	Visible si vous gérez plusieurs agences. Filtre la liste sur une agence.
Onglets	Oui, un onglet est toujours actif	Nouvelles, Confirmées, Prise en charge aujourd'hui, En cours, Retour aujourd'hui, Terminées, Annulées, Litiges	Nouvelles	Chaque onglet affiche son compteur. Nouvelles contient les réservations En attente à confirmer.
Rechercher	Non	Texte libre : code de réservation, nom du client ou plaque	BK-240520-7821	Limite la liste aux réservations qui correspondent.
Carte de réservation	Sans objet	Code, voiture et plaque, client, dates, lieu, total, état du paiement, état de la prise en charge, employé assigné	BK-240520-7821, Dacia Logan, MAD 870	Touchez la carte pour ouvrir le détail.
Statut	Sans objet	En attente, Confirmée, Assignée, Prise en charge en cours, En cours, Retour en cours, Terminée, Annulée, Litige	Confirmée	Toujours affiché avec son libellé et une icône.
Paiement	Sans objet	Impayée, Partiellement payée, Payée, Remboursée	Impayée	État de la facture de la réservation.

Après l'action : la liste se met à jour à chaque ouverture et quand vous tirez vers le bas sur mobile. Au-delà de 20 réservations, la suite se charge en faisant défiler.

Le détail d'une réservation

Capture en attenteDétail d'une réservation côté agence (Écran 70)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Détail de la réservation

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Code et statut	Sans objet	Code de réservation et badge de statut	BK-240520-7821, Confirmée	L'identifiant à donner au client ou au support.
Client	Sans objet	Nom, téléphone, email, permis ; conducteur pour une entreprise	Youssef El Amrani	Le conducteur est affiché pour les réservations d'entreprise, par exemple Atlas Logistics SARL.
Voiture	Sans objet	Modèle, plaque, photo	Dacia Logan, 12345-A-6	La voiture réservée.
Prise en charge et retour	Sans objet	Lieu, adresse, date et heure, pour chacun	Casablanca, 20 mai à 10:00	Un lieu de retour différent est signalé.
Options	Sans objet	Conducteur supplémentaire, GPS, siège enfant, assistance	GPS	Les options choisies par le client.
Détail du prix	Sans objet	Location, remises, assurance, options, taxes et frais, total	Total MAD 870.00	Le prix est figé au moment de la réservation.
Caution	Sans objet	Montant, puis encaissée ou remboursée	MAD 3000.00	Affichée sous le total : ce n'est pas un revenu.
Facture	Sans objet	Numéro, état, montant restant dû	Restant dû MAD 870.00	Ouvre la facture et l'enregistrement des paiements.
Prise en charge	Sans objet	État, employé, heure	Assignée, Mehdi Tahiri	Ouvre le détail de l'assignation ou le bouton Assigner un employé.
Inspections	Sans objet	Départ et retour	Départ terminée	Ouvre la revue de l'inspection.
Dommages	Sans objet	Liste des rapports liés	Rayure, pare-chocs avant	Ouvre le rapport de dommage.
Règle tarifaire appliquée	Sans objet	Nom et niveau de la règle	Particulier, catégorie	Visible seulement par le propriétaire, le responsable d'agence et le responsable financier.
Confirmer	Sans objet	Bouton, seulement sur une réservation En attente	Confirmer	Valide la réservation.
Annuler la réservation	Sans objet	Bouton, puis motif obligatoire	Client injoignable	Annule et libère la voiture.
Passer en litige	Sans objet	Bouton, avec une note	Désaccord sur un dommage	Met la réservation en Litige.
Enregistrer la caution	Sans objet	Montant (par défaut la caution de la voiture), mode de paiement	MAD 3000.00, espèces	Une seule caution par réservation.
Rembourser la caution	Sans objet	Bouton	Rembourser la caution	Au retour de la voiture.

Après l'enregistrement : chaque action met à jour la réservation, la facture ou la caution immédiatement, et le client est prévenu quand une réservation est confirmée ou annulée.

Qui peut faire quoi

Les changements de statut possibles

Les statuts Assignée, Prise en charge en cours et En cours avancent tout seuls avec la prise en charge sur le terrain.

Annuler une réservation

1. Ouvrez la réservation et touchez Annuler la réservation.
2. Saisissez le motif. Il est conservé avec la date et l'auteur.
3. Confirmez. Le récapitulatif indique le montant facturé, le montant payé, le montant remboursable et si la caution est remboursable.

L'annulation libère la voiture pour ces dates. Si la réservation était déjà facturée, un avoir annule la facture.

Ce qui se passe ensuite

• À la confirmation : la voiture est bloquée pour les dates, la facture est créée, une prise en charge Non assignée apparaît dans les opérations de prise en charge, et le client reçoit la confirmation.
• À la fin de la prise en charge : la réservation passe à En cours, la voiture à Louée, et le retour est préparé pour la date de fin.
• À la fin du retour : la réservation passe à Terminée, la voiture redevient Disponible, et le client reçoit une demande d'avis 24 h après.
• À l'annulation : la voiture est libérée, un avoir est créé si nécessaire, et le client est prévenu.

Dépannage