Opérations de prise en charge

Une prise en charge relie une réservation confirmée à un employé, un lieu et une heure, et la suit jusqu'à la remise des clés. Elle apparaît d'elle-même, Non assignée, dès qu'une réservation est confirmée. Le propriétaire et le responsable d'agence assignent, réassignent, replanifient et annulent ; l'employé fait les étapes de terrain depuis son téléphone. Le même déroulé sert aux retours.

Étapes : assigner une prise en charge

1. Ouvrez Plus, puis Prises en charge, et touchez Assigner un employé sur une prise en charge non assignée.
2. Vérifiez la réservation et la voiture, puis le lieu et l'heure.
3. Lisez l'état de préparation de la voiture : il vous dit si la tâche est réalisable.
4. Choisissez un employé dans la liste, en vous aidant de sa disponibilité, de sa distance et de ses tâches du jour.
5. Réglez la priorité et les actions requises, ajoutez une note interne.
6. Touchez Assigner la prise en charge. Le statut passe à Assignée et l'employé est prévenu.

Le tableau des prises en charge

Capture en attenteOpérations de prise en charge : tuiles du jour et prochaines prises en charge (Écran 71)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Opérations de prise en charge

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Date	Oui, aujourd'hui par défaut	Une date du calendrier	20 mai 2026	Le jour affiché.
Onglets	Oui	Aujourd'hui, Demain, Cette semaine	Aujourd'hui	La période couverte par les tuiles et la liste.
Tuiles	Sans objet	Total, Non assignées, Assignées, Terminées, En retard, Voitures non prêtes	Non assignées : 3	Toucher une tuile filtre la liste.
Ligne de prise en charge	Sans objet	Code de réservation, client, voiture et plaque, heure, lieu, statut, employé	BK-240520-7821, 10:00, Aéroport	Un aperçu de chaque tâche.
Urgence	Sans objet	Prise en charge aujourd'hui, Dans 1 h, En retard	Dans 1 h	Signale ce qu'il faut traiter d'abord.
Assigner un employé	Sans objet	Bouton	Assigner un employé	Ouvre l'écran d'assignation.
Voir le détail	Sans objet	Bouton	Voir le détail	Ouvre le détail de l'assignation.

Après l'action : les tuiles et la liste se mettent à jour à chaque changement de statut fait par un employé.

La file des prises en charge non assignées

Capture en attentePrises en charge non assignées, avec filtres (Écran 72)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Prises en charge non assignées

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Date	Non	Une date	20 mai 2026	Limite aux prises en charge de ce jour.
Ville	Non	Une ville de l'agence	Casablanca	Filtre par ville.
Site	Non	Un de vos sites	Comptoir aéroport	Filtre par site de l'agence.
Lieu de prise en charge	Non	Un lieu	Aéroport Mohammed V	Filtre par lieu de rendez-vous.
Catégorie de voiture	Non	Economy, Compact, Sedan, SUV, Luxury, Van, Pickup, Electric, Commercial	SUV	Filtre par catégorie.
Urgence	Non	Normale, Haute, Urgente	Urgente	Filtre par priorité.
État de la voiture	Non	Prête, Non prête	Non prête	Montre les voitures à préparer.
Type de réservation	Non	Particulier, Entreprise	Entreprise	Filtre par type de client.
Pastilles de la carte	Sans objet	Inspection, Documents, Priorité haute	Inspection	Ce que la tâche demande.
Assigner un employé	Sans objet	Bouton unique de la carte	Assigner un employé	Ouvre l'écran d'assignation.

Après l'action : les filtres actifs s'affichent en pastilles que vous pouvez retirer une par une. Une prise en charge assignée quitte la file.

L'écran d'assignation

Capture en attenteAssigner une prise en charge : réservation, lieu, état de la voiture, employé (Écran 73)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Assigner une prise en charge

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Réservation et véhicule	Sans objet	Code, photo, modèle, plaque, site, type de réservation, client, bouton d'appel	BK-240520-7821, Dacia Logan	Ce que vous allez confier.
Détails de la prise en charge	Sans objet	Date, heure, lieu, adresse, carte, distance depuis le site, lieu de retour, notes du client, notes de l'agence	20 mai, 10:00, 12 km	Où et quand l'employé doit être.
État de préparation	Sans objet	Statut de la voiture, dernière inspection, dommages connus, carburant, kilométrage, propreté, documents, assurance	2 dommages connus, plein	Affiché avant les employés pour savoir si la tâche est réalisable.
Rechercher un employé	Non	Texte libre	Mehdi	Trouve un employé par son nom.
Filtres d'employés	Non	Disponible, À proximité, Moins de tâches, rôle, site	Disponible	Réduit la liste.
Employé	Oui	Un seul choix dans la liste	Mehdi Tahiri	Pour chacun : photo, rôle, téléphone, tâches du jour, distance, disponibilité, planning, dernière tâche. Seuls les employés de cette agence apparaissent.
Priorité	Oui, Normale par défaut	Normale, Haute, Urgente	Haute	L'importance affichée à l'employé.
Actions requises	Non, toutes cochées par défaut	Préparer la voiture, vérifier les documents, photos de départ, compléter la liste de contrôle, signature du client, démarrer la location	Toutes	La liste que l'employé doit terminer avant de clore la prise en charge.
Notes internes	Non	Texte libre	Client VIP, être en avance	Visible par l'agence et l'employé, jamais par le client.
Pièces jointes	Non	Photos ou documents	Plan d'accès	Aide l'employé sur place.
Assigner la prise en charge	Sans objet	Bouton	Assigner la prise en charge	Valide l'assignation.

Après l'enregistrement : le statut passe à Assignée, l'employé reçoit une notification et un email. Sans acceptation 30 minutes plus tard, vous recevez une relance.

Le déroulé d'une prise en charge

Situations particulières : Problème signalé, En retard, Replanifiée, Réassignée, Annulée, Client absent. Les étapes se suivent dans l'ordre : une étape sautée est refusée. La prise en charge ne peut être terminée qu'avec une inspection de départ terminée et toutes les actions requises faites ou marquées sans objet.

Le détail d'une assignation

Capture en attenteDétail de l'assignation, onglets Détails, Liste de contrôle, Chronologie, Notes (Écran 74)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Détail de l'assignation

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Numéro et statut	Sans objet	Numéro de prise en charge, code de réservation, badge	PA-2025-00145, En route	Référence de la tâche.
Employé	Sans objet	Nom, présence en ligne, bouton d'appel	Mehdi Tahiri	La personne assignée.
Priorité	Sans objet	Normale, Haute, Urgente	Haute	Telle que réglée à l'assignation.
Onglet Détails	Sans objet	Client, véhicule, lieu de prise en charge et de retour avec Itinéraire	Aéroport Mohammed V	Toutes les informations de la tâche.
Onglet Liste de contrôle	Sans objet	Actions requises et progression	4 sur 6	Ce qui reste à faire.
Onglet Chronologie	Sans objet	Chaque étape avec heure, auteur et note	Acceptée à 08:42	L'historique complet.
Onglet Notes	Sans objet	Notes du client, notes internes, notes de l'employé	Parking niveau -1	Les échanges écrits.
Actions	Sans objet	Réassigner, Replanifier, Appeler l'employé, Appeler le client, Annuler, Voir l'inspection	Réassigner	Les actions possibles selon le statut.

Après l'action : une annulation demande un motif ; la tâche passe à Annulée et l'employé est prévenu.

Disponibilité des employés

Capture en attenteDisponibilité des employés (Écran 75)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Disponibilité des employés

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Date	Oui, aujourd'hui par défaut	Une date	20 mai 2026	Le jour étudié.
État	Sans objet	Disponible, Occupé, Hors ligne, En pause	Disponible	Réglé par l'employé dans son profil.
Tâches du jour	Sans objet	Nombre	3	Charge de travail.
Prochaine tâche	Sans objet	Heure	14:30	Le prochain engagement.
Position et distance	Sans objet	Distance en kilomètres jusqu'au lieu	4 km	Seulement si l'employé partage sa position.
Compétences	Sans objet	Inspection, déclaration de dommages, gestion des accidents, gestion des documents	Inspection	Ce que l'employé est habilité à faire.
Conseil	Sans objet	Meilleur choix, À proximité, Charge légère	Meilleur choix	Une aide au choix.
Actions	Sans objet	Assigner, Appeler, Voir le planning	Assigner	Assigne directement une tâche.

Après l'action : l'assignation suit les mêmes règles que l'écran d'assignation.

Le planning

Capture en attentePlanning des prises en charge (Écran 76)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Planning des prises en charge

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Vue	Oui	Par jour, Par semaine, Par employé, Par lieu	Par employé	Regroupe les tâches.
Période	Oui	Dates de début et de fin	18 au 24 mai	La période affichée.
Ligne	Sans objet	Heure, code de réservation, plaque, client, lieu, employé, statut	10:00, BK-240520-7821	Une tâche du planning.

Après l'action : toucher une ligne ouvre le détail de l'assignation. La vue par employé montre une surcharge ; la vue par lieu montre les tâches proches à regrouper.

Réassigner ou replanifier

Capture en attenteRéassigner ou replanifier une prise en charge (Écran 77)La capture de cet écran sera générée automatiquement depuis l'application dès que l'écran sera en ligne.

Écran Réassigner ou replanifier

Champ	Obligatoire	Valeurs ou format	Exemple	Ce que cela signifie
Employé actuel	Sans objet	Nom	Mehdi Tahiri	Rappel de la situation actuelle.
Nouvel employé	Oui pour réassigner	Un employé de la même agence	Karim Bouaid	La personne qui reprend la tâche.
Heure actuelle	Sans objet	Date et heure	20 mai, 10:00	Rappel.
Nouvelle date et heure	Oui pour replanifier	Date et heure	20 mai, 15:00	Le nouveau rendez-vous.
Nouveau lieu	Non	Lieu et adresse	Agence Casablanca centre	Si le rendez-vous change d'endroit.
Motif	Oui	Employé indisponible, Le client a changé d'heure, Voiture non prête, Lieu modifié, Autre	Voiture non prête	Conservé dans l'historique.
Prévenir l'employé	Non, activé par défaut	Interrupteur	Activé	Envoie une notification à l'employé.
Prévenir le client	Non	Interrupteur	Activé	Envoie une notification au client.
Note interne	Non	Texte libre	Lavage en retard	Visible par l'agence.

Après l'enregistrement : une réassignation garde l'ancienne prise en charge à l'état Réassignée pour l'historique et en crée une nouvelle, Assignée, liée à l'ancienne. Une replanification change la date et passe la tâche à Replanifiée jusqu'à ce que l'employé l'accepte de nouveau.

Les retours

Le retour suit le même déroulé. Il apparaît, non assigné, à la fin de la prise en charge, pour la date de fin de location. L'employé réceptionne la voiture et fait l'inspection de retour. À la fin du retour, la réservation passe à Terminée, la voiture à Disponible, la facture est finalisée et un éventuel dommage peut être facturé.

Ce qui se passe ensuite

Dépannage